| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 版本 | v1.0 |
| 生效日 | 2026-10-14 |
| 訂定依據 | 個人資料保護法；內政部指定移民業務機構個人資料檔案安全維護管理辦法 |
| 公告依據 | 內政部指定移民業務機構個人資料檔案安全維護管理辦法第 4 條第 3 項 |
壹、移民業務機構之組織規模
一、組織型態：律師事務所。
二、經營業務：
（一）代辦居留、定居、永久居留或歸化業務。
（二）代辦非觀光旅遊之停留簽證業務。
（三）與投資移民有關之移民基金諮詢、仲介業務，並以保護移民者權益所必須者為限。
（四）其他與移民有關之諮詢業務。
三、資本額：不適用。
四、人員規模：10 人以下。
貳、個人資料檔案之安全維護管理措施
一、配置管理之人員及相當資源
（一）管理人員：
配置人數：1 人。
職責：負責規劃、訂定、修正及執行本計畫相關事項，並定期向本所負責人員報告執行情形。
（二）相當資源
本所紙本資料依案件或年度分類，存放於本所限制接觸之卷宗櫃或保管位置；電磁紀錄主要存放於本所使用之 Google 雲端服務（雲端硬碟、電子郵件、試算表等）環境，並採取帳號密碼、二階段驗證、存取權限分級、雲端硬碟分享權限控管、定期權限盤點及離職或合作終止時帳號權限移除等措施。本所並依業務需要配置電腦、雲端服務、備份、權限管理及教育訓練等必要資源。
二、界定蒐集、處理及利用個人資料之範圍
（一）特定目的：
（003）入出國及移民。
（069）契約、類似契約或其他法律關係事務。
（090）消費者、客戶管理與服務。
（168）護照、簽證及文件證明處理。
（181）其他經營合於營業登記項目或組織章程所訂之業務。
（182）其他諮詢與顧問服務。
（二）資料類別：
本所依實際業務需要，可能蒐集、處理或利用下列各類個人資料：
識別類（C001～C003）。
特徵類（C011～C014）。
家庭情形（C021～C024）。
社會情況（C031～C041）。
教育、考選、技術或其他專業（C051～C058）。
受僱情形（C061～C073）。
財務細節（C081～C094）。
商業資訊（C101～C103）。
健康與其他（C111～C121）。
其他各類資訊（C131～C134）。
（三）個人資料範圍：
本計畫所稱自然人之個人資料，係指本所移民業務中客戶、潛在客戶、客戶家屬、聯絡人、代理人、相對人或其他案件關係人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、居留證號、護照號碼、國籍、戶籍或居住地址、聯絡方式、婚姻及家庭資料、學經歷、任職及收入資料、財務或繳費資料、簽證、居留、定居、永久居留、歸化或相關申請文件，以及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。
（四）定期查核
本所每年至少一次清查所保有之個人資料檔案及作業流程，據以建立或更新個人資料檔案清冊，並檢視本計畫所界定之範圍是否需調整。
三、風險評估及管理機制
（一）風險評估：
經由本所電腦下載、外部網路入侵或帳號遭盜用而外洩。
經由接觸書面資料、紙本卷宗保管不當或調閱權限不當而外洩。
員工或第三人故意竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
電子郵件誤寄、雲端硬碟分享連結設定不當、帳號遭盜用或權限設定錯誤，致個人資料外洩。
因委託境外移民顧問、外國律師、文件代辦、雲端服務或其他第三方處理個人資料，致個人資料遭未授權蒐集、處理、利用或外洩。
使用人工智慧或其他資訊工具協助處理移民案件資料時，因未採資料最小化或去識別化措施，致個人資料不當揭露。
（二）管理機制：
以使用者代碼、識別密碼、二階段驗證、文件妥適保管及資料最小化原則進行管控。
定期進行網路資訊安全維護、帳號權限盤點、備份確認及設備更新控管。
加強員工及受託廠商之保密義務、教育訓練、離職交接及設備管理。
四、個人資料蒐集、處理及利用之內部管理程序
（一）直接向當事人蒐集個人資料時，應明確告知下列事項：
本所名稱。
蒐集目的。
個人資料之類別。
個人資料利用之期間、地區、對象及方式。
當事人得請求閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集、處理、利用或刪除其個人資料。
當事人得自由選擇提供個人資料時，不提供將對其權益之影響。
為辦理移民相關申請業務之必要，本所可能將當事人個人資料之全部或一部提供予外國政府機關、外國移民主管機關、境外移民顧問、外國律師、文件代辦或其他必要協作對象；本所並於提供前告知傳輸之地區、對象、目的及資料範圍。
（二）所蒐集非由當事人提供之個人資料，應於處理或利用前，向當事人告知個人資料來源及前款應告知之事項。但依法得免告知者，不在此限。
（三）本所得為辦理本計畫之特定目的內，進行個人資料蒐集、處理及利用。於蒐集目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用個人資料。但因執行職務或業務所必須、有法令規定或契約約定之保存期限、有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益、其他不能刪除之正當理由，或經當事人書面同意者，不在此限。
（四）首次利用個人資料為行銷時，應提供當事人免費表示拒絕接受行銷之方式。當事人表示拒絕接受行銷後，應立即停止利用其個人資料行銷，並通知所屬人員。
（五）當事人表示拒絕行銷或請求閱覽、製給複製本、補充或更正、停止蒐集、處理、利用或刪除個人資料時，連絡窗口為林國清律師；電話為 02-66041682；電子郵件為 info@wisebeamlaw.com。本所應將前述聯絡資訊揭示於營業處所或事務所網頁。如認有拒絕當事人行使上述權利之事由，應附理由通知當事人。
（六）本所受理當事人請求時，應先確認請求人身分及請求內容，並依個人資料保護法所定期間處理；處理結果、拒絕理由及相關往來紀錄應留存備查。
（七）負責保管及處理個人資料檔案之人員，其職務有異動時，應將所保管之儲存媒體及有關資料檔案移交，以利管理。
（八）本所人員如因其工作職掌而須輸出、輸入個人資料時，均應以專屬帳號及識別密碼登入，並於使用範圍及權限內為之；識別密碼應保密，不得洩漏或與他人共用。
（九）本所如委託他人或他公司，例如境外移民顧問、外國律師、文件代辦、雲端服務、資訊維護或其他第三方蒐集、處理或利用個人資料，應當對受託者為適當之監督並與其明確約定相關監督事項。
（十）所蒐集之個人資料如需作特定目的外利用，必須先行檢視是否符合個人資料保護法第二十條第一項但書各款得為利用之情形。
（十一）本所因故終止業務時，原保有之個人資料不得再繼續使用，並採銷毀、移轉、刪除、封存或其他妥適方式處理。
（十二）本所得於辦理移民業務之特定目的必要範圍內，將個人資料提供予外國政府機關、外國移民主管機關、境外移民顧問、外國律師、文件代辦或其他必要協作對象。進行國際傳輸前，本所應檢視有無內政部依個人資料保護法第二十一條所為之限制命令或處分；內政部為限制命令或處分時，本所應通知所屬人員遵循辦理。本所並應告知當事人其個人資料所欲國際傳輸之區域，且就預定處理或利用個人資料之範圍、類別、特定目的、期間、地區、對象及方式，以及當事人行使個人資料保護法第三條所定權利之相關事項，對資料接收方為適當之監督。
五、事故之預防、通報及應變機制
（一）預防：
本所人員如因工作職掌而須輸出、輸入個人資料時，均須以個人專屬帳號及識別密碼登入，並於使用範圍及權限內為之。
非承辦人員參閱當事人文件時，應得本所負責人員或指定管理人員同意。
加強人員教育宣導及資料調閱、傳輸、分享、保存之管理。
（二）通報及應變：
本所發現個人資料遭竊取、洩漏、竄改、毀損、滅失或其他侵害事故時，應：
採取適當措施，控制事故對當事人造成之損害。
查明事故發生原因、受影響資料類別、筆數、對象及損害狀況，並以適當方式通知當事人事故事實、可能影響、已採取之因應措施及諮詢服務窗口。
研議改進措施，避免類似事故再度發生。
發生重大事故者，應於發現後 72 小時內以書面通報內政部（書面通報格式如附件）。重大事故係指個人資料被竊取、洩漏、竄改、毀損、滅失或其他侵害情形，達 150 筆以上。
六、設備安全管理、資料安全管理及人員管理措施
（一）設備安全管理：
建置個人資料之電腦、自動化機器、可攜式設備、雲端服務及備份媒體，應定期保養維護；保養、維護或更新設備時，應注意資料備份、加密、權限移轉及刪除等安全措施。
建置個人資料之個人電腦，不得直接作為公眾查詢之前端工具。
本所所屬人員應妥善保管個人電腦及可攜式設備，並設定登入密碼、螢幕鎖定、自動逾時鎖定及必要之檔案加密措施。個人資料使用完畢，應即退出檔案，不得留置於公用或未受控設備上。
電腦、自動化機器或其他存放媒介物需報廢、汰換、維修、轉作其他用途或退租雲端服務時，本所負責人員應檢視該設備或服務所儲存之個人資料是否確實刪除、覆寫、銷毀或完成帳號權限移除；如委託他人執行前述報廢、汰換、維修或銷毀行為，本所應對受託人為適當之監督，並明確約定相關監督事項與方式。
（二）資料安全管理：
紙本資料應依案件或年度分類，存放於本所辦公處所內之限制接觸之卷宗櫃或保管位置；僅負責人員、承辦律師、承辦人員或指定管理人員得於業務必要範圍內調閱。保存期限屆滿時，應以碎紙、委外銷毀或其他足以避免復原之方式處理，並留存紀錄。
電子資料儲存於電腦、伺服器、或雲端服務者，應採取二階段驗證、傳輸加密、存取權限控管、定期進行防毒／掃毒或對外傳輸限制及異常使用狀況處理等措施。
如使用資通訊系統蒐集、處理或利用消費者個人資料達一千筆以上，應採取使用者身分確認及保護機制、個人資料顯示之遮蔽／隱碼機制、網際網路傳輸加密、個人資料檔案與資料庫存取控制、防止外部網路入侵、異常使用監控及定期檢討改善等措施。
（三）人員管理：
依據業務作業需求設定不同人員權限，以控管接觸個人資料之情形。
檢視各相關業務性質，規範個人資料蒐集、處理及利用流程之人員。
要求所屬人員妥善保管存有個人資料之儲存媒介物，並約定保管及保密義務。
所屬人員離職或合作終止時，應辦理個人資料交接、帳號權限移除、資料返還或刪除，不得在外繼續使用，並應簽訂保密契約、切結書或確認保密義務。
七、資料安全稽核機制
本所每年至少一次辦理個人資料檔案安全維護稽核；於新增重要系統、重大委外、重大資安事件或法令修正時，得辦理不定期查核。查核結果不符合事項及潛在風險，應規劃改善措施並確認執行情形；執行改善及預防措施時，應確認不符合事項之內容及發生原因、提出改善及預防措施方案，並紀錄查察情形及結果。發現本計畫不符法令或有不符法令之虞者，應即改善。查核情形及結果應作成書面稽核報告，向本所負責人員提出，並由其簽名確認，留存至少五年。
八、使用紀錄、軌跡資料及證據保存
本所執行本計畫所定各種個人資料保護機制、程序及措施，應記錄其使用情況，留存軌跡資料或相關證據。
本所至少留存下列紀錄或佐證資料：權限盤點紀錄、教育訓練紀錄、事故通報及處理紀錄、刪除或銷毀或停止處理／使用之紀錄、委外處理之監督紀錄、當事人權利請求處理紀錄、稽核報告及改善追蹤紀錄。
本所依個人資料保護法第十一條第三項刪除、停止處理或利用所保有之個人資料後，應留存刪除、停止處理或利用之方法、時間或地點；如將該個人資料移轉其他對象，並應留存移轉之原因、對象、方法、時間、地點及該對象得蒐集、處理或利用之合法依據。
本條之軌跡資料、相關證據及紀錄，除法令另有規定或契約另有約定者，應至少留存五年。
九、認知宣導及教育訓練
本所每年至少一次進行個人資料保護法基礎認知宣導及教育訓練，並得派遣相關人員參與內政部移民署、移民公會、律師公會或相關機構舉辦之課程。新進人員、受託或協作人員於接觸移民案件資料前，應接受必要之個資保護、雲端工具及人工智慧工具使用注意事項說明。前述教育宣導及訓練應留存紀錄。
十、個人資料安全維護之整體持續改善
本所將隨時依據本計畫執行情形、業務型態、委外關係、資訊系統、技術發展及相關法令修正事項，檢討本計畫是否合宜；必要時應予修正，並於一個月內報主管機關備查。
十一、保存期限及業務終止後之個人資料處理方法
本所移民案件資料原則上於案件結束或蒐集目的消失後保存五年；但法令另有規定、契約另有約定、主管機關另有要求、爭議處理或執行律師職務及業務所必要者，得於必要範圍內延長保存。保存期限屆滿或保存原因消滅後，應依資料性質採刪除、銷毀、封存、移轉或其他停止處理及利用之方式處理，並留存相關紀錄至少五年。
本所業務終止後，所保有之個人資料不得繼續使用，並依實際情形採下列方式處理，且留存相關紀錄至少五年：
（一）銷毀：記錄銷毀方法、時間、地點及證明銷毀之方式。
（二）移轉：記錄移轉原因、對象、方法、時間、地點及受移轉對象得保有該項個人資料之合法依據。
（三）其他刪除、停止處理或利用個人資料：記錄方法、時間或地點。
附件
個人資料事故通報及記錄表（本所發生重大事故時向內政部書面通報所用之格式）
