新創公司草創時期人數不多，出勤、請假與獎懲多半靠默契和簡單約定就能運作。隨著團隊擴大，管理需要一致的標準，把這些事項寫成工作規則，是再自然不過的一步。
然而，規則一旦寫成文字，公司日後如果要依它處分員工，條款本身是否合法也就成為關鍵。假設公司為了改善遲到問題，在工作規則中訂明「遲到即扣薪 1,000 元」，而員工小陳某天因塞車晚到 5 分鐘，主管便打算依規定扣薪。只是，這種把輕微過失換算成高額罰款的「懲罰性扣款」，除了可能引發員工不滿，公司實際上到底能不能直接照規則執行？
本文依實務見解，說明工作規則的核備程序與效力，以及依規則懲處、解僱員工時應遵守的界線與程序，最後整理雇主可採取的內控措施。
一、 工作規則的本質與內容範疇
工作規則在法律性質上，係雇主為統一勞動條件與工作紀律，基於管理權單方制定的規範。依勞動基準法（勞基法）第 70 條，雇主僱用勞工 30 人以上者，應訂立工作規則，報請主管機關核備並公開揭示。法院見解認為工作規則屬定型化契約（附合契約），內容未違反法令強制或禁止規定且經公開揭示，即成為勞動契約之一部，勞雇雙方均應遵守。
第 70 條列有 12 款應記載事項：工作時間、休息、休假等；工資之標準、計算方法及發放日期；延長工作時間；津貼及獎金；應遵守之紀律；考勤、請假、獎懲及升遷；受僱、解僱、資遣、離職及退休；災害傷病補償及撫卹；福利措施；勞雇雙方應遵守之勞工安全衛生規定；勞雇雙方溝通意見加強合作之方法；以及其他事項。
工作規則訂好之後，還要報請主管機關核備。依勞基法施行細則第 37 條，雇主僱用勞工人數滿 30 人時應即訂立工作規則，並於 30 日內報請當地主管機關核備。工作規則也應依法令、勞資協議或管理制度的變更情形適時修正，修正後同樣要依上述程序再報核備。雇主未依第 70 條訂立工作規則或報請核備，依勞基法第 79 條第 3 項可處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。
二、 工作規則的效力
（一） 工作規則未經核備，不當然無效
工作規則報請核備，本應是行政機關預先過濾違法條款的防線；主管機關依審核要點，發現條款不符法令時得通知修訂。
然而實務常見雇主未送核備，或送核後私自增訂，使得這道把關流程未必周延。
對此，有實務見解認為，核備屬於行政程序，核備瑕疵不影響工作規則的私法效力；行政處罰與私法效力互相脫鉤——已核備不代表內容合法，未核備也不當然使規則無效，雇主仍應自行檢視每一條款是否合法。
（二） 不得違反強制禁止規定與團體協約
依勞基法第 71 條，工作規則違反法令強制或禁止規定，或牴觸事業適用之團體協約者，該條款自始無效。例如工作規則未留意性別平等工作法第 14 條之生理假、第 16 條之育嬰留停等規定，而訂有相違內容，相關規定即屬無效，雇主據此所做出的懲處也就站不住腳。
又或者是如同本文開頭的遲到扣薪案例，實際上這類案例可能會違反勞基法第 26 條，因為雇主不得預扣工資作為違約金或賠償費用，而且當扣款金額明顯不合理時也可能違反同法第 22 條第 2 項工資全額給付原則。一旦員工對此類扣薪處罰提起爭議，雇主自訂的工作規則未必站得住腳。
（三） 工作規則的不利益變更：合理性審查與默示同意
雇主日後調整工作規則，若屬對勞工不利之變更（例如緊縮考核標準、限縮津貼），實務上不會僅因片面修訂並公開揭示就一律承認效力，變更是否具合理性仍是審查重點。最高法院曾在一件退休金案件維持原審見解：勞工知悉內容後仍繼續提供勞務且未異議，應認為默示承諾，發生拘束勞雇雙方之效力。也有見解認為，變更若具經營合理性，甚至可拘束原本反對的勞工。
不過默示同意與合理性審查都有其界限：前述案件雇主雖在規則效力上獲支持，仍因另一事由（否准退休欠缺正當性）敗訴；且變更若涉及調降工資、牴觸勞基法第 21 條第 1 項工資議定原則，即使員工一時未反對，該部分仍可能因不構成合意而自始無效。更務實的做法是：變更時以公告、教育訓練或簽收確認留下員工已知悉的紀錄，並確保調整內容具備經營合理性；涉及調降工資者，另取得員工明示同意；其他重要勞動條件的變更，也建議比照辦理。
三、 工作規則與違規懲戒
如前所述，工作規則應記載事項包含了紀律、懲戒等事項。當勞工違反前述工作規則時，企業依據管理權可規範如何進行懲戒，但懲戒並非雇主單方恣意決定，制度設計上必須符合比例原則；其中最嚴厲的懲戒解僱，更須符合最後手段性。
此外，勞基法第 70 條第 11 款將「勞雇雙方溝通意見加強合作之方法」列為應記載事項。雇主可以藉此在工作規則中設計員工對懲處表示意見或申訴的管道，讓爭議先在內部釐清。
（一） 違規懲戒的比例原則
臺灣高等法院曾於判決指出，雇主對較輕微處分（警告、申誡、減薪、降職）之裁量權，除受勞基法第 71 條限制外，仍應遵循權利濫用禁止、平等待遇、比例原則與正當程序等原則。企業實務上可建立由輕至重的懲戒階層：
- 口頭或書面警告：針對輕微、初犯之違規。
- 申誡或記過：針對重複性或中度違規。
- 降調或減薪：需與職務表現相關，且減薪後不得低於最低工資（勞基法第 21 條第 1 項、最低工資法第 18 條：最低工資法施行後，其他法規關於基本工資之規定，適用該法最低工資之規定）。
- 懲戒解僱：此為最嚴厲處分，必須符合情節重大之要件。
（二） 懲戒解僱的最後手段性
員工違規不當然構成解僱事由。依勞基法第 12 條第 1 項第 4 款，必須達到「情節重大」。最高法院 94 年度台上字第 1982 號判決指出，所謂情節重大，係指勞僱關係已無從維繫，雇主始得不經預告終止契約；同院 95 年度台上字第 2465 號判決則指出判斷標準是要達到客觀上已難期待雇主採用解僱以外之懲處手段而繼續其僱傭關係，且懲戒性解僱與勞工之違規行為在程度上相當。因此，當記過、調職或扣發獎金等較輕手段仍可維持秩序時，雇主逕行解僱的敗訴風險很高。
除了單次犯下的重大錯誤，如果勞工長期、反覆違反規則，即使單次違規情節看似輕微，累積之結果仍可能被認定為情節重大。
雇主以情節重大為由解僱後，員工如提起確認僱傭關係存在之訴，法院也可能一併檢視先前對同一員工所為的記過、申誡等處分是否合法、合理，作為判斷本次解僱是否符合「情節重大」與最後手段性的依據。
解僱的程序同樣是審查重點。有實務判決於審查懲戒解僱時，檢視雇主解僱前是否曾與員工面談、給予申辯機會，並經人事評議會就違規事證審查後才作成決定；雇主留有面談與會議紀錄，法院因此認定解僱程序合法。是以，建議每次懲處都應記錄違規事實、依據與相當性。
四、 結論——雇主的預防與內控建議
綜合前述，雇主可採取以下內控措施：
- 依法訂立並公開揭示：核備公開後仍應自行檢視是否違反強制禁止規定或團體協約，不因已核備、或未受主管機關通知修訂，就假設內容合法。
- 留存知悉證據：以公告、教育訓練、簽收確認留紀錄，不僅依賴默示同意；如果後續對工作規則進行調整而涉及重要條件變更時，應另行取得員工明示同意，且調整後仍不得低於強行規定。
- 建立分級懲戒程序：遵守比例原則與正當程序，各項處分之事由、依據與效果均應個別記錄清楚，以備日後爭訟時作為依據。
- 解僱前落實正當程序：召開人事評議、給予員工陳述意見機會，並留存書面紀錄。
- 開放申訴管道：降低懲處與解僱事後被推翻的風險。
- 定期檢視合理性：隨法令更新檢討工作規則內容與歷次變更，降低規則本身或其變更遭認定無效的風險。